Производственная необходимость

При выполнении служебных обязанностей, автору этих строк часто приходилось сталкиваться с оформлением в различных организациях множества самых разных документов (командировочных, сопроводительных для груза, транспортных, разного рода учетных, контрольных, нормативных, наконец, просто требующих “медленного” и “немедленного” исполнения). И, практически, везде ответственные за движение этих документов работники, ежедневно выполняют множество операций по ее регистрации, учету, отслеживанию исполнения; докладывают о выполнении разного рода указаний, распоряжений и предписаний. Особенно это заметно на тех предприятиях, где техническая документация определяет технологический процесс.

Казалось бы вот тут-то специалисты и загрузят компьютеры по полной программе, заставят их вести автоматическую обработку документов, уменьшат объем рутинной работы, повысят качество учета и контроля технических распоряжений, высвободят людские резервы для более серьезной работы..

Однако, при ближайшем рассмотрении, проблема оказывается не такой простой. Штатных специалистов, обеспечивающих работу компьютеров и оргтехники в большинстве организаций явно не хватает. У некоторой части предприятий просто нехватает средств для организации обучения специалистов. Тем более, не у всех организаций даже среднего звена, достаточно средств для привлечения профессиональных программистов к оптимизации и дальнейшей автоматизации своих бизнеспроцессов. Кроме того, для приведения в порядок только документооборота даже на малом предприятии, необходимо выполнить огромный объем рутинной работы, что в свою очередь удерживает руководителей от принятия решений на выделение значительных сумм. При этом считается, что ИТ-специалисты, ценой “небольших перегрузок”, все-таки справятся с этой рутинной работой. Но опыт показывает, что такая практика все чаще дает сбои. И это не может продолжаться долго. Все руководители (практически) знают об этом, но пока “закрывают” глаза.

Характерно, что при всем при этом очень мало уделяется внимания офисным приложениям (особенно на малых и средних предприятиях). А ведь с их помощью можно создавать не только элементарные базы данных. Только ограниченный круг специалистов по “полной программе” использует такой мощный учетный и аналитический инструмент как Excel; имеет выделенную линию интернет не только для раскладывания пасьянсов и поиска специфической информации, но и для беспроводного доступа к любому своему компьютеру из любого региона; а так же применяет такое высокоскоростное средство связи как электронная почта. Отнюдь не все, например, знают, что набранное в Worde письмо, можно легко и быстро отправить по назначению прямо с той страницы, на которой оно было набрано (это маленький характерный пример экономии времени пользователя). И таких мелочей при работе с приложениями набирается очень много.

Почему же такое происходит? Почему при современном развитии компьютерной техники в некоторых, даже солидных, организациях компьютеры заражены всеми видами компьютерных вирусов и интернет используется для чего угодно, только не в интересах предприятия? Ответ прост: нет подготовленных специалистов. Знакомство с офисными приложениями происходит при освоении компьютера, на фоне восприятия и без того огромного объема технической информации (технические описания, характеристики и пр.), поэтому до тщательного изучения офисных приложений просто не "дотягиваются руки". Кроме того, многие руководители убеждены, что офисные приложения можно изучить "по ходу дела" и без всяких дополнительных затрат (как времени, так и денежных). Меж тем, общий курс изучения только Excel сейчас оценивается более чем в 3000руб., а индивидуальный - более 15000руб. И дело не только в цене! Это только подтверждает выводы о том, что проблема освоения офисных приложений существует, и решается очень медленно.

Используя наш материал, Вы можете научиться применять Excel в конкретных делах значительно быстрее, чем при изучении в общем порядке.

Практика применения

"Некоторые формы применения Excel в организации"

"Автоматизация Российских пред-приятий"

"Дистанционный курс Excel"

О ближайшем будущем

Если вы деловой человек, и всерьез решили заняться бизнесом, то с огромной долей вероятности (основанной на описаниях жизненных путей многих успешных бизнесменов) можно предположить следующее развитие событий. Став «продвинутым пользователем» компьютера, научившись работать с базами данных, применять офисные приложения в повседневной работе, вы неизбежно задумаетесь о расширении своего предприятия. И это произойдет не только потому что вы хорошо изучили техническую сторону бизнеса, но, в основном, потому, что приобрели и жизненный опыт, и опыт ведения дел, и успешно занимаетесь своей карьерой. У вас неизбежно появятся уже не один, а несколько компьютеров. Их необходимо будет объединять в единую компьютерную сеть, оптимизируя таким образом работу офиса. В дальнейшем, вам придется иметь дело с растущим количеством различных документов. Их нужно будет регистрировать, учитывать, анализировать, хранить, помещать в хранилище и извлекать из него, отслеживать сроки и полноту выполнения и т.д.. При этом, чем успешнее будет ваше продвижение в бизнес, тем более остро вы будете ощущать значение технической (компьютерной) поддержки. Неизбежно вы столкнетесь с необходимостью оптимизации и автоматизации бизнес процессов, протекающих в вашей организации, и вынуждены будете заняться поиском программного обеспечения, которое поможет вам решать возникающие проблемы. А это уже совсем другой уровень развития (и вашего, и вашей организации). Рано или поздно вы выйдете на него и к этому нужно быть готовым, потому что чем раньше проблема обозначена, тем легче ее решать в будущем. Это общеизвестная истина.